YHDISTYKSEN SÄÄNNÖT

Yhdistyksen nimi on  Piitulaisten sukuseura ry, kotipaikka Ilomantsin kunta ja toimialue koko maa, Yhdistystä kutsutaan jäljempämpänä sukuseuraksi tai seuraksi.

Sukuseuran tarkoituksena on selvittää suvun vaiheita ja historiaa, vaalia suvun perinteitä ja edistää yhteenkuuluvuuden tunnetta jäsenten keskuudessa.

Tarkoituksensa toteuttamiseksi sukuseura pyrkii

-järjestämään yhteisiä kokouksia, sukupäiviä, retkiä ja muita seuran toimintaan liittyviä tilaisuuksia.

-keräämään ja arkistoimaan sukua koskevaa tietoutta sekä saattamaan sitä jäsenistön tietoon.

-harjoittamaan sukuseuran tarkoitusperiä edistävää julkaisutoimintaa, sekä 

-pitämään luetteloa sukuseuran jäsenistä.

Toimintansa tukemiseksi seura voi ottaa vastaan testamentattua tai lahjoitettua omaisuutta, perustaa rahastoja sekä asianomaisella luvalla järjestää keräyksiä ja arpajaisia. Seura voi myös omistaa toimintansa kannalta tarpeellisia kiinteistöjä.

Sukuseuran jäseneksi voidaan hyväksyä jokainen 18 vuotta täyttänyt henkilö, joka isän tai äidin puolelta on sukuun kuuluva tai joka avioliiton kautta  on siihen liittynyt. Jäseneksi tullaan ilmoittamalla henkilötietietonsa sukuseuralle ja maksamalla jäsenmaksu. Jäsenellä on oikeus erota sukuseurasta ilmoittamalla siitä kirjallisesti hallitukselle tai sen puheenjohtajalle taikka ilmoittamalla eroamisesta yhdistyksen kokouksessa.

Varsinaisilta jäseniltä perittävän liittymis- ja vuotuisen maksun suuruuden päättää vuosikokous. Seuran hallitus voi myöntää vapautuksen jäsenmaksusta korkean iän, sairauden tai muun vastaavan syyn aiheuttaman maksukyvyn heikkenemisen perusteella. Seuran ainaisjäseneksi katsotaan jäsen joka yhdellä kertaa suorittaa jäsenmaksun kymmenkertaisena. Seuran jäsenen alle 18-vuotiaat lapset  voivat liittyä seuraan nuorisojäseninä, jotka ovat vapaat jäsenmaksusta ja joilla ei ole äänioikeutta kokouksissa. Hallituksen esityksestä seuran vuosikokous voi kutsua kunniajäseneksi henkilön, joka on erityisen ansioitunut seuran toiminnassa. Kunniajäsen on vapaa jäsenmaksusta.

Sukuseuran jäsenluetteloa pitää seuran hallitus.

Sukuseuran asioita hoitaa seuran hallitus, joka valitaan varsinaisessa vuosikokouksessa. Hallitukseen kuuluu puheenjohtaja, varapuheenjohtaja ja vähintään viisi (5) ja enintään seitsämän (7) muuta jäsentä. Hallituksen toimikausi on vuosikokousten välinen aika. Hallitus valitsee keskuudestaan tai ulkopuolelta sihteerin, rahastonhoitajan ja muut tarvittavat toimihenkilöt.

Hallitus kokoontuu puheenjohtajan tai hänen estyneenä ollessaan varapuheenjohtajan kutsusta, kun he katsovat siihen olevan aihetta, tai kun vähintään kaksi hallituksen jäsentä sitä vaatii. Hallitus on päätövaltainen, kun vähintään puolet sen jäsenistä, puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja mukaanluettuna on läsnä.

Asiat ratkaistaan yksinkertaisella äänten enemmistöllä, äänten mennessä tasan ratkaisee puheenjohtajan mielipide, vaaleissa kuitenkin arpa. Hallituksen kokouksista on pidettävä päätöspöytäkirjaa.

Sukuseuran nimen kirjoittaa puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja, jompikumpi yhdessä sihteerin tai rahastonhoitajan kanssa.

Sukuseuran tilikausi on kalenterivuosi. Tilinpäätös tarvittavine asiakirjoineen ja hallituksen vuosikertomus on annettava toiminnantarkastajalle tarkastettavaksi viimeistään seuraavan maaliskuun aikana. Toiminnan tarkastajan lausunto tilien ja seuran hallinnon tarkastuksesta on jätettävä hallitukselle viimeistään seuraavan toukokuun kuluessa.

Seuran kokouksen kutsuu koolle hallitus. Kokouskutsu on toimitettava viimeistään neljätoista (14) päivää ennen kokousta, joko lähettämällä kutsu kirjallisena kullekin seuran jäsenelle tai julkaisemalla  kutsu  seuran kotipaikkakunnalla ilmestyvässä sanomalehdessä.

Seuran vuosikokouse pidetään joka kolmas vuosi hallituksen määräämänä päivänä huhti- syyskuun aikana.

Ylimääräinen kokous pidetään, kun seuran kokous niin päättää tai kun hallitus katsoo siihen aihetta olevan, tai kun vähintään yksi kymmenesosa (1/10) seuran äänioikeutetuista jäsenistä sitä hallitukselta erityisesti ilmoitettua asiaa varten kirjallisesti vaatii.

Seuran kokouksessa on jokaisella edellisen vuoden jäsenmaksunsa maksaneella jäsenellä äänioikeus ja jokaisella äänioikeutetulla on yksi (1) ääni.

Seuran päätökseksi tulee se mielipide, jota on kannattanut yli puolet annetuista äänistä. Äänten mennessä tasan ratkaistaan vaalit arvalla. Muutoin tulee päätökseksi kokouksen puheenjohtajan mielipide.

Seuran vuosikokouksessa käsitellään seuraavat asiat:

1.Vuosikokouksen avaus

2.Valitaan kokoukselle puheenjohtaja, sihteeri, kaksi pöytäkirjan tarkastajaa ja tarvittaessa kaksi äänten laskijaa,

3.Todetaan kokouksen laillisuus ja päätövaltaisuus

4.Hyväksytään kokouksen työjärjestys

5.Esitetään seuran tilinpäätökset, vuosikertomukset ja toiminnantarkastajan lausunto vuosikokousten väliseltä ajalta.

6.Päätetään tilinpäätösten vahvistamisesta ja vastuuvapauden myöntämisestä.

7.Vahvistetaan toimintasuunnitelma, tulo- ja menoarvio sekä liittymis- ja jäsenmaksu seuraavalle toimikaudelle

8.Valitaan hallituksen puheenjohtaja ja varapuheenjohtaja sekä muut hallituksen jäsenet

9.Valitaan toiminnantarkastaja ja hänelle varahenkilö seuraavaksi toimikaudeksi

10.Käsitellään muut kokouskutsussa mainitus asiat

Mikäli seuran jäsen haluaa saada  jonkin asian seuran vuosikokouksen käsiteltäväksi, on hänen siitä kirjallisesti ilmoitettava niin hyvissä ajoin , että asia voidaan sisällyttää kokouskutsuu.

Päätös sääntöjen muuttamisesta ja seuran purkamisestaon tehtävä seuran kokouksessa vähintään kolmen neljäsosan (3/4) enemmistöllä annetuista äänistä. Kokouskutsussa  on mainitava sääntöjen muuttamisesta tai sukuseuran purkamisesta.

Sukuseuran purkautuessa käytetään seuran varat seuran tarkoituksen edistämiseen purkamisesta päättävän kokouksen määräämällä tavalla.

Sukuseuran tullessa lakkautetuksi käytetään varat samaan tarkoitukseen.

Nämä säännöt vuosikokouksen  heinäkuun 18. päivänä 2015 hyväksymine muutoksineen on hyväksytty Patentti- ja Rekisterihallituksessa 10.03. 2016  Dnro 2016/504660Y